ساختار و وظایف دپارتمان بازاریابی
به نام خدا
مدیریت محترم عامل
جهت کمک به تفکر بسیار عالی تشکیل دپارتمان بازاریابی، مطالبی در مورد دپارتمان و واحد بازاریابی گردآوری شده است که خدمت حضرتعالی جهت استحضار ارایه می گردد. با تشکر و سپاس – علی خویه
ساختار و وظایف دپارتمان بازاریابی
www.marketingschool.blogfa.com
.09372991608
وظایف واحد بازاریابی
۱- جذب مشتری
اولین وظیفه بخش بازاریابی توانمند کردن یک تشکیلات برای جذب مشتری است. بدون مشتری، نه درآمدی وجود دارد و نه تجارتی! جذب مشتری شرکت را برای بالا بردن حجم کارهای تجاری خود تقویت خواهد کرد. البته بازاریابی انتهای کار فروش نیست بلکه در این بخش به مشتری آگاهی داده می شود و سعی بر آن است که توجه مشتری به مسئله مورد نظر معطوف شود. معیارهایی که برای اندازه گیری موفقیت در بازار به کار می روند عبارتند از:
- سرعت افزایش مشتریان
- درصد انتخاب محصول از میان محصولات مشابه
- درجه معروفیت و شهرت
- وسعت توزیع
۲- حفظ مشتری
دومین وظیفه بخش بازاریابی حفظ مشتریان فعلی شرکت و افزایش و فعال کردن هر چه بیشتر آنهاست. این بخش از کار ممکن است قدری مشکل تر باشد و نیاز به سرمایه گذاری داشته باشد زیرا مشتریانی که به سختی از این در وارد شده اند، به آسانی از در دیگر خارج می شوند! مشکلات و مسائل زیادی وجود دارند که قدرت شما را در این بخش محدود می کنند. اما معیارهای زیر شما را برای اندازه گیری عملکرد شرکت در حفظ مشتری یاری می کند:
- میزان فروش های دائمی و مقطعی
- تعداد مشتریان
- سرعت رشد فروش
- تعداد مشتریان تازه جذب شده
- میزان وفاداری و دفاع مشتریان از شما
طراحی و تدوین پروموشن ها جوایز مسابقات و ...
۳- کسب درآمد
سومین وظیفه بخش بازاریابی حضور در بازار و کسب در آمد است. تا سال ۱۹۷۰ درآمد شرکت ها تنها از روی مبالغ دریافتی و اسناد شرکت محاسبه می شد. اما امروزه سرمایه های نامحسوسی مانند خصوصیات و تواناییهای ذهنی و فکری افراد، مشتریان با ارزش، امتیازات کسب شده و حس رضایتمندی مشتریان و… جزء درآمدها محسوب می شوند و می توانند اثر مثبتی روی عملکرد شرکت داشته باشند.
بازاریابان حرفه ای برای بالا بردن درآمدها و حضور در بازار از معیارهای زیر کمک می گیرند:
- میزان سود
- مشتریان با ارزش
- درصد مقبولیت محصولات جدید شرکت
- تعداد طرفداران محصولات شرکت
با توجه به ساختار شرکت برای به دست آوردن حداکثر کارایی و سود باید مجموعه ای از معیارها انتخاب شود و دنباله ای از اعمال به طور پیوسته برای کنترل، آنالیز و گزارش عملکرد، انجام گیرد
به این ترتیب در طول زمان، اطلاعات با ارزشی به دست می آید که نشان خواهد داد:
- کدام یک از تاکتیک های بازاریابی موثرترند؟
- کدام بخش از افراد پتانسیل خرید بیشتری دارند؟
- کدام مشتریان سود بیشتری را عاید شرکت کرده اند؟
- و در کل عملیات فروش چگونه انجام می شود؟
نکته مهم دیگر آن است که این معیارها در اثر گذشت زمان قابل تغییرند. با رشد شرکت و بازار کار، بازاریابان نیز باید بررسی مجددی روی معیارهای خود انجام دهند و آن ها را با اهداف جدید سازگار کنند. رقبای شما ممکن است به شاخص ها و رکوردهای بالاتری دست یابند و معیارهای شما دیگر قابل قبول نباشند. بعضی از معیارها کهنه می شوند و روشها و معیارهای جدیدی برای اندازه گیری به وحود می آیند.
کار کردن بدون معیار مانند راه رفتن با چشمان بسته است.
بدون اندازه گیری، تصمیم گیری در رابطه با تغییرات و روش های جدید بسیار سخت خواهد بود. اما استفاده درست از اندازه ها، راهنمای شما برای گسترش حضور در بازار و جذب مشتریان بسیار متنوع خواهد بود و شما را برای کسب شاخص ها و رکوردهای جدید توانمند خواهد کرد. اولین سال راه اندازی تجارت مسلما پر فراز و نشیب خواهد بود. هر اندازه که با دقت و دانش پیش بروید، باز هم مرتکب اشتباهاتی خواهید شد. اما اگر ذهن خود را آماده کنید و به تجربیات دیگران توجه کنید، می توانید از وقوع بسیاری از این اشتباهات پیشگیری کن
وظایف دیگر تیم بازاریابی
1- تعیین مشتریان بالقوه و شناسائی نیازها و خواسته های آنها
مشتریان دودسته اند :
مشتریان بالقوه (مشتریانی که در آینده محصولات ما را خریداری خواهند نمود و در مرحله بررسی و انتخاب هستند اما متمایل به محصولات ما هستند )
مشتریان بالفعل (مشتریانی که آماده خریداری محصولات ما هستند و نیاز به گذراندن مرحله دیگری ندارند و خریدار محسوب می شوند )
اما تفاوت مشتری با خریدار ( خریدار کسی است که شرایط خرید را داراست و با بهترین گزینه پیش رو وارد قرارداد می شود اما مشتری کسی است که همیشه از ما خرید می کند و به محض مهیا شدن شرایط به ما مراجعه خواهد نمود و تا مادامیکه پاسخ درستی به نیاز وی ارایه نماییم به ما وفادار می باشد اما خریدار عموما گذری بوده ، وفادار نیست و اما می توان آن را به مشتری بالفعل مبدل ساخت )
شرایط خرید شامل ( داشتن پول کافی ، احساس نیاز، تصمیم خرید ، تحریک کافی و ... است)
بازاریابان باید مشتری وخریدار را تفکیک نموده و مشتری بالقوه وبالفعل را نیز متمایز نموده و با شناخت نیاز هریک ، در حد مطلوب ارایه اطلاعات نموده و از آنها در حد مطلوب اطلاعات کسب نماید .
2- تعیین بازارهای هدف
تیم بازاریابی باید بازارهای هدف را مشخص و براساس اولویت نسبت به نفوذ در آنها طبق سلسله مراتب بازاریابی اقدام نماید که این مراحل در بخشهای دیگر ذکر شده است و از عنوان نمودن مجدد آنها در این بخش خودداری می نماییم .
3- طراحی محصول
مدیر بازاریابی و تیم وی باید بتوانند در طراحی محصول به بخشهای تحقیق وتوسعه کمک نمایند چراکه ایشان با مشتری وبازار سرکار داشته ، نیاز بازار و مشتری را به خوبی لمس نموده اند واگر در راستای طراحی وتولید محصول همپای سایر بخشها ایده و خط مشی دهند محصولی بی نقص وایده آل خروجی سیستم خواهد بود.
4- قیمت گذاری مناسب
مبحث قیمتگذاری نیز بحث مفصلی است که در پیشبرد اهداف بازاریابی بسیار موثر خواهد بود لذا صرفا در این بخش به این نکته اکتفا خواهیم نمود که قیمتگذاری باید بر اساس کشش بازار بوده وبر اساس شکل بازار اعم از انحصار کامل و انحصار چندجانبه ، رقابت ناقص ، رقابت کامل و... تعیین شود لذا همان قدر که قیمت بالا عامل ناکامی خواهد بود قیمت پایین نیز مخرب می باشد واین تیم بازاریابی هر سیستمی خواهد بود که با شناخت بازار در این مقوله به بخش بازرگانی و فروش وسیاستهای آنها کمک نماید .
5- توزیع کالا و خدمت در زمان و مکان مناسب
6- ایجاد ارتباط مستمر با مشتریان و ارائه اطلاعات لازم
7- بازخور از مشتریان و ارائه خدمات پس از فروش
هر سیستمی دارای ورودی ، فرآیند و خروجی است که نتیجه خروجی در ورودهای بعدی تاثیر گذارده و در نتیجه خروجی های بعدی اصلاح می شوند ، حال وظیفه این گزارش از خروجی برعهده بازاریابان است تا با ارایه نتیجه بکارگیری محصول (اعم از کالا وخدمات) در اصلاح سیستم ومحصول گام بردارند .
در زمینه خدمات پس از فروش نیز در بخش مختص به خود توضیحات کاملی ارایه نموده ایم که حتی مشاوره های تیم بازاریابی به مشتریان در این بخش نیز کارآمد خواهند بود.
8- نیل به اهداف سازمانی ( افزایش سهم بازار، سود و... )
سود آفرینی برای مجموعه می بایست جزء سرلوحه اهداف تیم بازاریابی قرار بگیرد چراکه تمام تلاشهای تیمهای اداری ، روابط عمومی ، تحقیق و توسعه R & D ، تولید ، طراحی ، مدیریت و... در گرو اتمام صحیح وظایفی است که برعهده تیم بازاریابی است.
9- ایجاد تفکر مشتری مداردر کارکنان درون سازمان
مدیران بازاریابی و پرسنل بخش بازاریابی ، فروش و بازارسازی با توجه به اینکه نقطه بقاء سیستم را متمرکز بر مشتری مداری و مشتری محوری استوار می دانند می بایست تمام دلایل اثبات این مهم را در اختیار سایر بخشهایی که با مشتری ارتباط ندارند بگذارند تا آنها نیز با تفکر مشتری مدار بتوانند در سیستم ادای خدمت نمایند واین در حالی است که اگر سیستمی با تفکر مشتری مدار منسجم گردد در عرصه بازار موفق وماندگار خواهد بود و اولین گام این جاودانگی در دستان بازاریابان هر سیستم است
ساختار دپارتمان بازاریابی
مدیر کل دفتر بازاریابی و بررسیهای بازاریابی
- منابع و مراکز تولید محصولات و خدمات ی را بررسی ، شناسایی و درجهت هدایت آنها به شبکه ی نظارت می نماید.
- با مراکز تولیدی ، صنعتی و فرهنگی ( منابع تولید ) در جهت افزایش سهم در بازار ، ارتباط مستمر برقرار می کند .
- براساس اهمیت و حجم فعالیتهای ی ، در جهت انطباق با امکانات اجرایی شرکت و تعیین اولویت بازار بررسی های لازم را بعمل می آورد .
- در ارتباط با مقرون به صرفه بودن درخواستهای واصله به منظور انعقاد قرارداد ، بررسی های بازاریابی لازم را بعمل می آورد .
- درجهت تعیین تعرفه مناسب برای سرویسهای جدید ی همکاری می نماید .
- درخصوص شناخت شیوه های نوین بازاریابی و سرویس های موازی و رقبا بررسی های لازم را بعمل می آورد .
- نسبت به تهیه ، تنظیم و عقد قرارداد های خاص و سراسری در خصوص استفاده از سرویس های ی با مشتریان و متقاضیان اقدام می نماید .
- بازارهای هدف را تعیین و در جهت جذب آنها اقدام می نماید .
- قراردادهای منعقده در سطح استانها و مناطق ی را بررسی و در صورت لزوم به سراسر کشور تعمیم می دهد .
- بطور مستمر با مشتریان جهت حفظ آنان ارتباط برقرار می نماید .
- در سمینارها ، کمیسیونها و جلسات مربوط بر حسب مورد شرکت می نماید .
- مشکلات ناشی از قراردادها را که توسط مشتریان اعلام می گردد به واحدهای ذیربط و مسئولین شرکت گزارش می نماید .
- در جهت هدایت کارشناسان بازاریابی سراسر کشور به منظور جذب بالقوه اقدام می نماید .
- برامر دریافت ، بررسی و تبیین سیاستهای اجرائی و راهنمائی در راستای اجرای آنها در حوزه زیر مجموعه همکاری و نظارت می نماید .
- نسبت به انجام مطالعات و بررسی مستمر در راستای شناسائی واحدهای سازمانی ووظایف آنها به منظور بهینه سازی راهبردها و ارائه پیشنهادات و مشاوره های تخصصی اقدام می نماید .
- نسبت به شناسائی ، ارزیابی و بهره برداری از ظرفیتها و توانائیهای بالفعل و بالقوه مدیریت اقدام می نماید .
- در تعیین پیش بینی و درآمد بازاریابی واحدهای اجرایی با همکاری واحدهای ذیربط اقدام می نماید .
- برامر شناسایی مشتریان انبوه جهت برقراری تعامل مستمر با آنان با توجه به میزان رضایتشان نظارت می نماید.
- برامر تشکیل شناسنامه کامل برای هریک از قراردادهای کشوری و استانی نظارت می نماید .
- نسبت به تهیه گزارشات تحلیلی مستمر از نحوه اجرای قرار دادها و ارائه پیشنهاد جهت بهبود امور اقدام می نماید .
- درجهت انسجام ، یکپارچگی و همسوئی همکاران و مشارکت بیشتر آنان درتحقق طرحها و برنامه های ذیربط اقدام می نماید .
- نسبت به اجرای صحیح و مطلوب سیستم مدیریت کیفیت در حوزه مدیریت ذیربط اقدام می نماید .
- نسبت به تهیه برنامه کوتاه مدت برای واحد تحت سرپرستی و مشارکت در تهیه و تدوین برنامه های میان مدت و بلند مدت اقدام می نماید .
- دستورات لازم را به منظور جمع آوری ، ثبت ، تنظیم و به هنگام سازی اطلاعات مورد نیاز صادر می نماید .
- سایر امور مربوطه را برابر قوانین و مقررات و طبق دستور مقام مافوق انجام می دهد .
معاون دفتر بازاریابی و بررسیهای بازاریابی
- در انجام کلیه وظایف محوله مربوط به دفتر بازاریابی و بررسیهای بازاریابی با مدیر کل تشریک مساعی می نماید .
- مطابق ضوابط برکلیه واحدهای تحت سرپرستی نظارت می نماید .
- مکاتبات اداری را با توجه به اختیارات تفویص شده ارجاع و امضاء می نماید .
- به نمایندگی از طرف مدیرکل در کمیسیونها و جلسات درون و برون سازمانی حسب مورد شرکت می نماید .
- نسبت به شناسایی منابع و مراکز تولید محصولات و خدمات ی و هدایت آنها به شبکه ی نظارت و همکاری می نماید .
- در جمع آوری نقطه نظرات و نیازهای مشتریان و تجزیه و تحلیل آنها مشارکت می نماید .
- درجهت عقد قراردادها همکاری و تشریک مساعی می نماید .
- درجهت شناسایی بازارهای هدف و جذب آنها مشارکت می نماید .
- در جهت شناسایی شیوه های نوین بازاریابی و سرویسهای موازی و رقبا همکاری و نظارت می نماید .
- درخصوص مقرون به صرف بودن در خواستهای واصله جهت انعقاد قرارداد اظهار نظر می نماید.
- در جهت تعیین اولویت سرویسهای ی با توجه به امکانات و توانمندیهای شبکه اظهار نظر می نماید .
- سایر امور مربوطه را برابر قوانین و طبق نظر مقام مافوق انجام می دهد .
رئیس گروه بازاریابی
- با منابع تولید مانند مراکز تولیدی ، صنعتی و فرهنگی به منظور افزایش سهم در بازار و هدایت آنها به شبکه ی ارتباط مستمر برقرار می نماید .
- در جهت شناسایی مشتریان و متقاضیان و بررسی نیازها و خواسته های آنها اقدام می نماید .
- نسبت به شناسایی بازارهای هدف و طراحی سرویسهای ی مناسب با هماهنگی واحدهای ذیربط اقدام می نماید .
- درخصوص تهیه و تنظیم قراردادها با کارشناسان واحدهای اجرایی همکاری می نماید .
- جهت شناسایی و افزایش سهم در بازار شیوه های نوین بازاریابی را اعمل می نماید .
- سرویسهای ی را به متقاضیان معرفی و به منظور فراهم نمودن زمینه های عقد قرارداد با آنها مذاکره می نماید .
- ضمن برقراری ارتباط با مشتریان و انجام تعهدات گزارشهای لازم را تهیه می نماید .
- در امر جذب بازار خدمات ی با دفتر روابط عمومی به منظور معرفی سرویسهای ی همکاری می نماید .
- در جهت شناساندن هرچه بیشتر خدمات ی با ارگانها و موسسات ارتباط مستمر برقرار می نماید .
- سایر امور مربوطه را برابر قوانین و مقررات و طبق دستور مقام مافوق انجام می نماید.
کارشناس مسئول بازاریابی
- درجهت شناسایی مشتریان و دسته بندی آنها در بازار همکاری می نماید .
- کارشناسان بازاریابی استانها را در جهت شناخت بازارهای عمده ( هدف ) و فراهم نمودن زمینه های جذب ی این بازارها ، هدایت می نماید .
- درخصوص ایجاد سرویسهای جدید متناسب با نیازهای جامعه مشارکت می نماید .
- در تهیه و تنظیم و عقد قراردادها با مقام مافوق همکاری و مشارکت می نماید .
- جهت حسن اجرای قراردادها پیگیری های لازم را بعمل می آورد .
- در دوره های آموزشی ، سمینارها و کنفرانس ها برحسب دستور مافوق شرکت می نماید .
- گزارشات ارائه شده از سوی کارشناسان را بررسی و پس از تایید به مقامات بالاتر ارائه می دهد .
- برنحوه انجام کار کارشناسان تحت سرپرستی نظارت و تقسیم کار می نماید .
- در زمینه توسعه خدمات ی و سرویسهای متناسب با نیاز جامعه اقدام نموده و طرحهای پیشنهادی ارائه می نماید .
- درخصوص اجرای مقررات ی مطالعه و از آنها در زمینه بهبود عملکرد و ارائه خدمات مطلوب استفاده می نماید .
- سایر امور محوله راطبق دستور مافوق و برابر مقررات انجام می دهد .
کارشناس بازاریابی
- به منظور شناسایی و آگاهی از نیازها و خواسته های مشتریان مطالعات مستمر انجام می دهد .
- جهت ایجاد سرویسهای جدید ، بررسی بازاریابی – اجتماعی لازم را انجام می دهد.
- با هماهنگی مسئول مربوطه در تهیه ، تنظیم و عقد قراردادها ، مشارکت می نماید .
- برنحوه اجرای قراردادها به منظور حسن انجام تعهدات طرفین قرارداد ، نظارت می نماید .
- خط مشی ها و برنامه های اعلام شده را با هماهنگی مسئول مربوطه پیگیری و اجرا می نماید .
- فعالیت ها و اقدامات انجام شده رابرای مقام مافوق گزارش می نماید .
- در سمینارها و کنفرانس های مرتبط با هماهنگی و حسب مورد شرکت می نماید .
- با منابع تولید بطور مستمر ارتباط برقرار می نماید .
- ضمن مراجعه به سازمانها ، نهادها ، و .... در جهت جذب جدید و حفظ مشتریان موجود اقدام می نماید .
- در رابطه با سرویسهای مورد نیاز جامعه طرحهای پیشنهادی مناسب ارائه می نماید .
- سایر امور مربوطه را برابر قوانین و طبق دستور مقام مافوق انجام می دهد .
رئیس گروه بررسی های بازاریابی
- قراردادهای پیشنهادی را از لحاظ توجیه بازاریابی بررسی نموده و گزارش های لازم را تنظیم و ارائه می نماید .
- با در نظر گرفتن مشتریان و متقاضیان ، متناسب با نوع خدمت ، کشش تقاضا ووضعیت بازار تعرفه های ی را مشخص و پیشنهاد می نماید .
- به منظور شناخت وضعیت رقبای داخلی و سهم آن از بازار ، بررسی های لازم را بعمل می آورد .
- هزینه قراردادها را تجزیه و تحلیل نموده و گزارش های لازم را تهیه می نماید .
- قراردادها را پیش از انعقاد ، مورد سنجش و بر آورد قرار داده و آنها را با امکانات شرکت انطباق می دهد .
- قراردادهای منعقده در سایر استانها را مورد بررسی قرارداده و درصورت مناسب بودن به تمام واحدهای سراسر کشور تعیم می دهد .
- در جهت تعیین اولویت بکار گیری سرویسهای ی با توجه به امکانات شرکت اقدام و نظارت می نماید .
- نسبت به تهیه و تنظیم پیش بینی و درآمد بازاریابی واحدهای اجرایی سراسر کشور جهت اعلام به دفتر برنامه ریزی و کنترل برنامه ها اقدام می نماید.
- خدمات ی را تجزیه و تحلیل بازاریابی نموده و با خدمات مشابه مقایسه و برای مقام مافوق گزارش تهیه می نماید .
- در امر تعیین و معرفی تعرفه های ی مناسب با توجه به نوع خدمات و کشش تقاضای بازار همکاری و نظارت می نماید .
- سایر امور محوله از سوی مافوق را برابر مقررات انجام می دهد .
کارشناس مسئول بررسی های بازاریابی
- بررسی های لازم را برای تعیین سهم و سهم رقبا از بازار و چگونگی حضورشان در بازار انجام می نماید .
- جهت حسن اجرای امور محوله توسط کارشناسان پیگیری های لازم را اعمال می نماید .
- بین کارشناسان تحت سرپرستی تقسیم کار می نماید .
- درجهت شناخت و سنجش بازار و گسترش آن با ایجاد سرویسهای جدید ی ، همکاری و نظارت می نماید .
- فرمهای آماری مناسب را با اهداف بازاریابی جهت هدایت و کنترل عملیات بازاریابی تهیه و تنظیم می نماید .
- آمار سرویسهای موجود را دریافت و نحوه استفاده مناسب از آنها را تجزیه و تحلیل می نماید.
- در دوره های آموزشی و جلسات برحسب دستور مافوق شرکت و با سایر واحدها همکاری می نماید .
- به منظور شناخت وضعیت رقبای عمده داخلی و مشتریان آنها اقدام و همکاری می نماید .
- برامر تجزیه و تحلیل کلیه هزینه های مرتبط با عقد قراردادها همکاری و نظارت و برای مقام مافوق گزارش تهیه می نماید .
- تجزیه و تحلیل آمار عملکرد بازاریابی واحدهای اجرایی راتنظیم و به مقام مافوق و مسئولین شرکت ارائه می نماید .
- سایر امور محوله را طبق دستور مافوق و در حدود قوانین و مقررات انجام می دهد .
-
کارشناس بررسی های بازاریابی
- جهت شناخت نیازهای ی کشور ، فرصتها و مشتریان عمده راشناسایی و بررسی های لازم را انجام می دهد .
- بررسی های بازاریابی را جهت ایجاد یا گسترش و تعیم سرویسهای جدید انجام می دهد .
- در برنامه آموزشی جهت ارتقاء علمی و تشخیص و تایید مافوق شرکت می نماید .
- در جلسات برحسب دستور مافوق شرکت و گزارش های لازم را ارائه می دهد .
- در امر تنظیم قراردادها و تعیین هزینه های مرتبط با کارشناسان عقد قرارداد همکاری می نماید .
- قراردادهای بازاریابی را با رعایت قوانین و مقررات مربوطه تطبیق می نماید .
- در امر جمع آوری نظرات مشتریان درخصوص مفاد قراردادهای منعقده در جهت بهبود اقدام می نماید .
- برامر رسیدگی و بررسی مکاتبات قراردادها آمار و اطلاعات ارسالی از واحدهای اجرایی اقدام و در صورت عدم انطباق با مقررات جاری ی از مقام مافوق اخذ رهنمود و اقدام مقتضی بعمل می آورد .
- با ادارات کل ذیربط جهت تهیه و ابلاغ دستور العمل های اجرایی و ابلاغ برواحدهای اجرایی سطح کشور مکاتبه می نماید .
- نسبت به تهیه گزارش عملکرد بازاریابی سطح کشور با اخذ اطلاعات از واحدهای اجرایی اقدام می نماید .
- گزارشات آماری را با استفاده از برنامه های نرم افزاری تهیه می نماید .
- نسبت به تجزیه و تحلیل و طبقه بندی عملکرد قراردادها و مشتریان در بانک اطلاعات بازاریابی اقدام می نماید .
- نسبت به ایجاد ارتباط با کارشناسان بازاریایی استانها و مناطق ی تهران به منظورارائه راهکارهای اجرایی و آموزشهای لازم اقدام می نماید .
- سایر امور محوله را طبق دستور مافوق و در حد قوانین و مقررات انجام می دهد.
کارشناس مسئول عقد قراردادها
- جهت تهیه و تنظیم قراردادهای مربوط به سرویس های جدید و سنتی با مشتریان عمده با هماهنگی مدیریت دفتر مشارکت می نماید .
- در تهیه و تنظیم دستور العمل های مربوط به قراردادهای منعقده با همکاری ادارات و دفاترذیربط و هماهنگی با مدیریت دفتر بازاریابی همکاری و اقدام می نماید .
- نظرات مشتریان را به مدیریت درخصوص مفاد قراردادهای منعقده به منظور رفع کاستی ها و بهبود در تنظیم قراردادها منعکس می نماید .
- در تهیه نمونه قراردادهای دفتر بازاریابی و یکسان سازی ( تیپ کردن ) آنها با رعایت قوانین و مقررات مربوطه با تایید مدیریت نظارت می نماید .
- جهت حسن اجرای قراردادها و ارائه گزارشات مربوطه به مافوق پیگیری لازم را انجام می دهد .
- بین کارشناسان تحت سرپرستی تقسیم کار می نماید و گزارشات عملکرد آنان را مطالعه می نماید .
- برامور محوله به کارشناسان نظارت و درصورت لزوم به آنها آموزش و هدایت های مقتضی را ارائه می دهد .
- در مجامع و سمینارهای مرتبط با امور بازاریابی به منظور تبادل نظرات و تجربیات با هماهنگی مدیریت حضور می یابد .
- درصورت لزوم نسبت به ارائه عملکرد به مقام مافوق اقدام می نماید .
- در دوره های آموزشی مرتبط با امور بازاریابی و با هماهنگی مدیریت شرکت می نماید .
- سایر امور مربوطه را برابر قوانین و مقررات و طبق دستور مقام مافوق انجام می دهد .
-
کارشناس عقد قراردادها
- قرار دادهای مربوط به سرویسهای جدید و سنتی را با مشتریان تهیه و تنظیم می نماید .
- دستور العمل های مربوط به قراردادهای منعقده را با همکاری ادارات و دفاتر ذیربط تهیه و تنظیم
- می نماید .
- نمونه قراردادهای دفتر بازاریابی را با رعایت قوانین و مقررات مربوطه تهیه و تنظیم می نماید .
- در صورت لزوم نسبت به ارائه عملکرد مقام مافوق اقدام می نماید .
- قراردادهای منعقده را با قوانین و دستور العملها تطبیق می دهد .
- در امر جمع آوری نظرات مشتریان در خصوص مفاد قراردادهای منعقده در جهت بهبود اقدام می نماید .
- نسبت به تنظیم نمونه قراردادهای دفتر بازاریابی و یکسان سازی آنها با توجه به قوانین و مقررات اقدام می نماید .
- امور محوله از سوی مافوق رادر حد قوانین و مقررات انجام می دهد .
مسئول دفتر مدیر کل
- دریافت نامه ها ، اوراق ، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه مدیریت و ثبت خلاصه مشخصات جریان آنها در دفاتر اندیکاتور را برعهده دارد .
- در مورد تفکیک و توزیع نامه ها و گزارشها و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوطه اقدام و پیگیری می نماید .
- در زمینه نگهداری و بایگانی پرونده ها ، اوراق ، نامه ها ، گزارشها و سایر اسناد و مدارک مربوطه ، در محلهای مخصوص اقدمات لازم بعمل می آورد .
- لیست متقاضیان ملاقات با مدیر کل را تنظیم و ساعت ملاقات برای آنهاتعیین می نماید .
- پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه برای مدیر کل گزارش لازم را تهیه و تنظیم می نماید .
- دستور مدیر کل را به اشخاص و موسسات ذیربط وواحدهای تابعه برحسب خط مشی تعیین شده ابلاغ و درصورت لزوم پیگیری می نماید .
- سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیونها و جلسه ها و سمینارها را برای اطلاع و مطالعه قبلی مدیر کل آماده می نماید .
- در زمینه برقراری ارتباط تلفنی مدیر کل با داخل و خارج دستگاه محل خدمت ، اقدام لازم را بعمل می آورد .
- اوقات جلسات و کمیسیونهائی را که دردفتر مدیر کل تشکیل می شود تنظیم و افراد شرکت کننده در جلسه را مطلع می نماید .
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمائی آنها بر طبق موازین اخلاقی و انسانی برعهده دارد .
- پیش نویس برخی از نامه های اداری را براساس نظر مدیرکل تهیه می نماید .
- درصورت نیاز نامه ها و گزارشها و جدولهای مختلف را به زبان فارسی و یا خارجی تایپ می نماید .
- سایر امور مربوطه را طبق قوانین و مقررات و حسب دستور مقام مافوق انجام می دهد .
اپراتور و ماشین نویس
- مطالب و اوراق و نامه ها و فرمها و جداول مورد نیاز را از طریق رایانه تایپ و چاپ می نماید .
- مطالب ماشین شده را با نسخه اصلی مقابله کرده و آنها راتصحیح می کند.
- امور مربوط به طبقه بندی مطالب و فعالیت های انجام شده را در فایل های مورد نیاز تهیه و مورد اقدام قرار می دهد .
- امور مربوط به طبقه بندی مطالب و فعالیت های انجام شده را در فایل های مورد نیاز تهیه و مورد اقدام قرار می دهد .
- در حفظ و نگهداری رایانه و تجهیزات جانبی آن کوشش می نماید .
- سوابق را پس از اقدام برمبنای روش صحیح ، فایل بندی و بایگانی نماید .
- سایر امور محوله رابرابر قوانین و مقررات و طبق دستور مقام مافوق انجام می دهد .
متصدی امور دفتری
- نامه های وارده و صادره را مطالعه نموده ، و سپس ترتیب ثبت و الصالق سوابق مربوطه را توسط متصدیان ذیربط می دهد .
- پیش نویسها و گزارشات مربوطه را تهیه می کند .
- نامه های ماشین شده را مطالعه و در ثبت و ارسال نامه ها نظارت مستمر می نماید .
- به منظور حسن انجام کار کارکنان امور دفتری ، نظارت لازم بعمل می آورد .
- درصورت مشاهده بی ترتیبی و نارسائی ، آموزشهای لازم را به افراد مربوطه داده و گزارش جهت مقام مافوق تهیه می کند .
- پیش نویسهای امضاء شده را دریافت و ترتیب ماشین کردن و ارسال آنها را طبق دستور مقام مافوق وصورت می دهد .
- کلیه نامه های وارده را پس از مطالعه تفکیک نموده و پس از قید شماره واحد مربوطه جهت ارسال به مامور مربوطه تحویل می دهد .
- نامه های صادره را تفکیک نموده و پس از الصالق ضمائم ، جهت ارسال به متصدی مربوطه تسلیم می نماید .
- سایر امور مربوطه را برابر قوانین و مقررات طبق دستور مافوق انجام می دهد.
